综合信息化——固定资产管理系统

来源:中国电科     作者:系统管理员     发布时间:2009年07月23日     浏览次数:         

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一、       背景

(一)面向用户

适用于所有政府机关、企事单位及科研院所。

(二)形势与需求

固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分,固定资产具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点,管理难度大。很多单位目前仍然依赖手工记账的管理方式,由于管理单据众多、盘点工作繁重,需占用大量的人力物力,而且固定资产的历史操作和资产统计工作异常困难,导致资产流失和资产重复购置。近些年出现了一些固定资产管理的软件,虽然在很大程度上解决了手工记账方式的问题,但多数系统采用手工方式录入数据,不仅速度慢、易产生错误,而且存在资产管理中资产实物与帐务信息脱节的严重问题,难于满足现代管理的需要。

二、       方案摘要

固定资产管理系统将工作流技术、RFID无线射频技术、条形码技术、数据传输技术相结合,实现固定资产从资产购入到资产退出的整个生命周期,针对固定资产实物进行网络化全程跟踪管理。解决了资产管理中帐、卡、物不符,资产不明设备不清,闲置浪费、虚增资产和资产流失等问题。

三、       方案构成、功能及特点

(一)系统架构

(二)系统功能

1、计划管理:对固定资产年度、季度、月度采购计划进行管理,并能对计划的完成情况进行监控。

2、合同管理:对固定资产运作的生命周期所产生的合同进行管理,实现合同的流程化审批。

3、固定资产日常管理:对固定资产进行全方位监管,实现固定资产管理全过程流程化审批。

4、盘点管理:将持数据采集终端的数据与数据库中的数据进行核对,并对正?;蛞斐5氖葑龀龃?。 

5、折旧管理:根据选定使用年限和折旧方式进行折旧管理,并且完全保证折旧计算的准确性。

6、统计报表管理:能够从不同角度、按不同指标、用不同方法、针对不同目的,输出各类统计报表并提供打印功能。 

7、辅助工具:提供数据导入导入、文件上传下载、逾期报警、邮件提醒、短信提醒、个性定制(报表、桌面风格、代办授权等)。

(三)系统特点

1、基于J2EE多层架构B/S模式开发,可跨平台应用??突Ф肆阄?,便于用户的使用和系统的安装;

2、具备多级、多部门管理机制,可管理的资产类别、数量不限,实现总部与下级单位固定资产的统一管理;

3、系统借助工作流技术,支持全生命周期的流程化管理,并能对各流程处理过程进行实时跟踪,解决资产不明设备不清、闲置浪费、虚增资产和资产流失等问题;

4、系统借助RFID无线射频技术和条形码技术相结合,实现对资产实物的有效管理。

5、系统提供射频卡标签制作功能,可以根据自身单位的要求,自行定义标签的格式和内容,同时支持一维条码标签和二维条码标签。

6、系统不仅提供了通过射频盘点机扫描或手工录入采集资产信息,还提供了强大的数据导入导出功能。

7、自定义报表的工具能提供丰富的查询和报表,具有数据统计图形功能,可生成柱状图、饼状图等,便于直观分析。

8、内嵌数据交换???,能够实现与财务管理软件、PDM、ERP等业务系统之间的数据交换。

四、       价值与收益

1、提高资产管理的速度和准确性,使各种资产管理能真正落到实处。

2、轻松管理固定资产,能全方位掌控固定资产信息,提高经营效率,降低成本支出。

3、为企业资产评估、决策提供更为可靠的依据,避免企业在固定资产管理环节上可能造成的隐患。

五、       成功案例

(一)案例名称

项目名称:中电科技集团第三十六研究所固定资产管理系统

委托方:中电科技集团第三十六研究所

(二)案例简述

由于三十六所机构地域分布较散、固定资产种类繁杂、数量巨大,采用传统的手工记账方式进行管理,造成工作强度大、事务烦琐、信息查询不便、管理分散,无法动态掌握固定资产的真实使用状况,无法有效地对固定资产进行统筹调控,管理决策信息不准确,给内控管理带来了许多不便,急需一套有效的固定资产管理系统对资产进行统一的管理。

(三)服务成效

系统将原来以手工方式进行的分散管理,变成了信息化集中管理,组成了一个具有综合功能的管理平台,极大的提高了该所固定资产管理水平,降低了管理成本,提高了工作效率。使流程更明晰、数据更精确,做到了报表及时汇总到财务部门,费用得到控制,库存信息及时反映,为辅助管理决策提供支持,加强了企业综合竞争能力。

(中电科长江数据股份有限公司提供)